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MieterassistentAnfragen

Telefonannahme für Hausverwaltungen

Ihre Mieter erreichen Sie. Auch wenn Ihr Büro geschlossen hat.

Mieterassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Büro nicht kann, nimmt Schäden mit Fotos auf, leitet echte Notfälle an Ihren Notdienst weiter und schickt jede Meldung in Ihr Postfach.

Pilotplatz anfragenBeispielmeldung ansehen
Gründerzeithaus am Abend mit erleuchteten Fenstern
KI-Symbolbild
  • Ihre Rufnummer bleibt
  • Keine neue Software
  • Betreuung durch uns

Start 2027. Kostenloser Pilot für die ersten drei Verwaltungen in Köln, Bonn und Leverkusen.

62,1 %

der Immobilienverwaltungen bezeichnen sich als überlastet.

Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026

57,1 %

wollen arbeitsintensive Objekte abgeben.

Quelle: VDIV-Branchenbarometer 2026

über 55 %

bearbeiten Anfragen nach eigener Aussage nicht mehr konsequent.

Quelle: VDIV-Magazin zum Branchenbarometer 2025

Was heute liegen bleibt. Und was sich ändert.

Mieterassistent ersetzt niemanden im Team. Er nimmt die Anrufe an, für die gerade niemand Zeit hat.

Heute

Das Telefon steht nie still.

Jeder Anruf unterbricht die Arbeit, die eigentlich liegen bleibt.

Mit Mieterassistent

Der Assistent nimmt an, wenn bei Ihnen besetzt ist oder das Büro geschlossen hat. Standardfragen beantwortet er aus Unterlagen, die Sie freigegeben haben. Alles andere landet auf der Rückrufliste.

Heute

Schadensmeldungen sind unvollständig.

Adresse fehlt, Fotos fehlen, niemand weiß, wie dringend es ist.

Mit Mieterassistent

Er fragt Objekt, Wohnung, Ort, Ausmaß und Erreichbarkeit ab und schickt per SMS einen Link für Fotos. Bei Ihnen kommt eine Meldung an, mit der Sie sofort einen Auftrag erteilen können.

Heute

Nach Feierabend hängt alles am Notdienst-Handy.

Wer Bereitschaft hat, bekommt auch jede Kleinigkeit ab.

Mit Mieterassistent

Was ein Notfall ist, legen Sie fest. Nur diese Fälle gehen sofort an Ihre Notdienstkette. Alles andere wartet sortiert bis zum nächsten Morgen.

Heute

Mieter sagen, man erreicht Sie nie.

Montags ist die Mailbox voll und die Stimmung schlecht.

Mit Mieterassistent

Jeder Anruf wird angenommen und schriftlich festgehalten. Der Anrufer weiß, wie es weitergeht. Sie starten mit einer sortierten Liste in die Woche statt mit einer vollen Mailbox.

Heute

Das Team ist am Limit, Stellen bleiben offen.

Routineanrufe fressen die Zeit, die für Eigentümer und Objekte fehlt.

Mit Mieterassistent

Mieterassistent nimmt Ihrem Team Routineanrufe ab, ohne Einstellung und ohne Einarbeitung. Einrichtung und laufende Pflege übernehmen wir.

So kommt eine Meldung bei Ihnen an.

Als E-Mail in Ihr Vorgangspostfach, mit allem, was Sie für einen Auftrag brauchen. Ihre Verwaltersoftware bleibt, wie sie ist.

Ein Samstagabend, Wasserschaden in der Lindenstraße 14. Beispieldaten, frei erfunden.

  1. 21:47 Uhr

    Anruf angenommen

    Der Assistent sagt, dass er eine KI ist, und fragt Objekt, Wohnung und Schaden ab.

  2. 21:48 Uhr

    Fotos per Link

    Die Mieterin bekommt eine SMS mit Link und lädt drei Fotos hoch, ohne App.

  3. 21:49 Uhr

    Notdienst informiert

    Wasser von oben ist laut Ihren Regeln ein Notfall: Ihre Sanitär-Bereitschaft wird angerufen.

  4. 21:50 Uhr

    Meldung im Postfach

    Vollständig, mit Fotos, Dringlichkeit und Notdienst-Status.

Posteingang · [email protected]Beispieldaten
NotfallWasserschaden

Wasser tropft aus der Badezimmerdecke · Lindenstraße 14, 2. OG re.

MA
Mieterassistent an [email protected]
Sa, 24. Okt. · 21:47
Notdienst hat übernommen. Sanitär-Bereitschaft Kraus, angerufen um 21:49.
ObjektLindenstraße 14, 50674 Köln
Wohnung2. OG rechts · Whg. 7
AnruferJana Becker, Mieterin · 0176 ••• •• 82
SchadenFleck ca. 40 cm, tropft in die Dusche, Lampe nicht betroffen
Seit wannseit ca. 20:30 Uhr, nimmt zu
ZugangAb 7:30 Uhr zu Hause, Schlüssel bei Nachbarin (2. OG links)

3 Fotos, von der Mieterin per Link hochgeladen

Gesprächsnotiz

Wasser tritt aus der Decke über der Dusche aus und tropft stetig. Hauptwasserhahn der Wohnung ist zu, es tropft weiter. Vermutlich Leitung oder Abfluss in der Wohnung darüber. Mieterin hat einen Eimer aufgestellt.

Alle Pflichtangaben

Objekt, Wohnung, Schaden, Erreichbarkeit und Zugang, immer in derselben Reihenfolge.

Fotos direkt dabei

Der Anrufer bekommt per SMS einen Link und lädt Fotos hoch, ohne App.

Notdienst-Status

Sie sehen sofort, ob ein Notfall weitergeleitet wurde und wer übernommen hat.

Dazu jeden Morgen die Rückrufliste und einmal pro Woche einen Bericht.

Was nicht dringend ist, steht sortiert auf der Rückrufliste. Der Wochenbericht zeigt, wie viele Anrufe kamen, welche Themen und welche Objekte auffallen.

MieterassistentBeispieldaten
an [email protected] · Mo, 07:00

Rückrufliste für Montag: 3 Anliegen

Diese Anrufer möchten mit Ihnen persönlich sprechen. Alle wissen, dass Sie sich melden.

AnruferAnliegenErreichbar
Herr OkaforNebenkostenabrechnung 2025Mo vormittags
Frau LindqvistKündigung, ÜbergabeterminMo ab 14 Uhr
Eigentümer Wh. 4Sonderumlage DachDi

Außerdem 21 Fragen diese Woche direkt beantwortet, etwa zu Sperrmüll und Ablesetermin.

MieterassistentBeispieldaten
an [email protected] · Mo, 07:00

Wochenbericht KW 43 · 19.–25. Oktober

Anrufe
64
außerhalb der Bürozeit
38
Schadensmeldungen
17
Notfälle weitergeleitet
2

Anrufe pro Tag

außerhalb der Bürozeittagsüber bei Besetzt

Themen der Meldungen

  • Heizung6
  • Wasser / Sanitär4
  • Türen und Schlösser3
  • Aufzug2
  • Sonstiges2

Was der Assistent übernimmt. Und wo er aufhört.

Er nimmt an, fragt nach, schreibt mit und leitet weiter. Entscheidungen trifft er nicht. Das bleibt bei Ihnen.

Er übernimmt

  • Sagt, dass er eine KI ist

    zu Beginn jedes Gesprächs, wie es Art. 50 der KI-Verordnung verlangt.

  • Nimmt Anliegen vollständig auf

    und gibt sie schriftlich an Sie weiter: als Meldung, auf der Rückrufliste und im Wochenbericht.

  • Antwortet nur aus Ihren Unterlagen

    etwa zu Müllabfuhr, Hausordnung, Ansprechpartnern oder Ablesetermin.

  • Leitet Notfälle nach Ihren Regeln weiter

    an die Personen und in der Reihenfolge, die Sie festlegen.

Er übernimmt nicht

  • Keine Tonaufnahmen

    Gespeichert wird nur die schriftliche Gesprächsnotiz.

  • Keine Rechtsauskünfte

    etwa zur Nebenkostenabrechnung oder Mietminderung. Er nimmt das Anliegen auf, Sie klären es.

  • Keine Aufträge, keine Zusagen

    Er beauftragt keine Handwerker und verspricht Mietern nichts.

  • Gibt sich nie als Mensch aus

    Wer lieber mit Ihnen sprechen möchte, kommt auf die Rückrufliste.

Auftragsverarbeitung. Sie bleiben verantwortlich, wir verarbeiten in Ihrem Auftrag, mit einem Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle eingesetzten Dienstleister, auch für die Sprachverarbeitung, legen wir darin offen.

Ihre Entscheidungen bleiben Ihre. Der Assistent nimmt auf und leitet weiter. Was mit einem Schaden passiert, wer beauftragt wird und was Mieter zugesagt bekommen, entscheiden Sie.

Treppenhaus in einem Altbau
KI-Symbolbild

Wir richten alles ein. Sie schalten die Rufumleitung.

  1. GesprächWir besprechen, wie Anrufe und Schadensmeldungen heute bei Ihnen laufen, und legen gemeinsam fest, was ein Notfall ist.
  2. EinrichtungObjekte, Bürozeiten, Notdienstkette und Standardantworten hinterlegen wir für Sie und stimmen die Gesprächsführung mit Ihnen ab.
  3. RufumleitungIhre Nummer bleibt. Sie leiten zu festen Zeiten oder bei Besetzt weiter, wie heute an einen Anrufbeantworter. Wir helfen dabei.
  4. BetriebMeldungen kommen in Ihr Vorgangspostfach. Wir betreuen den Assistenten laufend und passen ihn an neue Objekte an.

Sie bestimmen, wann der Assistent abnimmt.

Drei Einsatzarten über den Tag. Die Rufnummer Ihrer Verwaltung bleibt in jedem Fall dieselbe.

  • Nach Feierabend

    Empfohlener Einstieg

    Abends, nachts und am Wochenende. Tagsüber bleibt alles wie gewohnt.

  • Bei Besetzt

    Zusätzlich tagsüber, wenn bei Ihnen besetzt ist oder niemand abnimmt.

  • Rund um die Uhr

    Alle Anrufe gehen zuerst an den Assistenten. Dringendes wird zu Ihnen durchgestellt.

Assistent nimmt abnur bei Besetzt Bürozeit 8–17 Uhr (Beispiel)

Vorläufige Preise, nach Größe Ihres Bestands.

Zum Start nehmen wir nur wenige Verwaltungen auf. Die ersten drei testen vier Wochen kostenlos.

  • Pilot

    0 €

    4 Wochen

    Für die ersten drei Verwaltungen: Einrichtung und Betrieb außerhalb der Bürozeiten, ohne Verpflichtung. Danach entscheiden Sie.

  • Einrichtung

    ab 490 €

    einmalig

    Prozess-Check, Objekte, Notdienstkette, Standardantworten und Abstimmung der Gesprächsführung.

  • Betrieb

    ab 0,60 €

    je Einheit und Monat, mindestens 290 €

    Anrufannahme, Schadensaufnahme, Notfall-Weiterleitung, Rückrufliste, Wochenbericht und laufende Betreuung.

Rechenbeispiel: 800 Einheiten × 0,60 € = 480 € im Monat.

Alle Preise zzgl. USt. Verbindlich ist erst Ihr persönliches Angebot.

Aus Leverkusen, für Verwaltungen in der Region.

Mieterassistent ist ein Angebot der MR Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt) aus Leverkusen. Wir entwickeln und betreiben den Assistenten selbst.

Zum Start betreuen wir Verwaltungen in Köln, Bonn, Leverkusen und Umgebung. Jede richten wir persönlich ein, gehen mit Ihnen Ihre Objekte und Ihre Notdienstkette durch und bleiben danach Ihr fester Ansprechpartner.

Lieber direkt schreiben? [email protected]

Was Verwalter uns fragen.

Müssen wir unsere Verwaltersoftware wechseln?

Nein. Meldungen kommen als strukturierte E-Mail in Ihr Vorgangspostfach. Anbindungen an Verwaltersoftware mit offener Schnittstelle prüfen wir im Einzelfall.

Bleibt unsere Telefonnummer?

Ja. Sie richten bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung ein, zu festen Zeiten, bei Besetzt oder dauerhaft. Wir helfen dabei.

Wer entscheidet, was ein Notfall ist?

Sie. Wir legen gemeinsam fest, welche Fälle sofort an wen gehen. Der Assistent leitet weiter, die Entscheidung über Maßnahmen bleibt bei Ihnen.

Werden Gespräche aufgezeichnet?

Nein, wir speichern keine Tonaufnahmen. Sie erhalten eine schriftliche Gesprächsnotiz mit den erfassten Angaben.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er ein KI-Assistent ist. Das schreibt die europäische KI-Verordnung vor, und wir halten es für richtig.

Was passiert mit den Daten der Mieter?

Wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag, mit einem Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin legen wir alle eingesetzten Dienstleister offen, auch für die Sprachverarbeitung. Sie bleiben verantwortlich und informieren Ihre Mieter.

Für wen ist Mieterassistent gedacht?

Für Miet-, SEV- und WEG-Verwaltungen mit etwa 200 bis 2.000 Einheiten, die keine eigene IT-Abteilung haben. Zum Start betreuen wir Verwaltungen in Köln, Leverkusen, Bonn und Umgebung persönlich.

Wann geht es los?

Der Start ist für 2027 geplant. Die ersten drei Verwaltungen bekommen einen kostenlosen Pilotbetrieb über vier Wochen. Wer auf der Warteliste steht, hört zuerst von uns.

Drei Pilotplätze für 2027.

Vier Wochen kostenlos außerhalb Ihrer Bürozeiten, ohne Verpflichtung. Tragen Sie sich ein, wir melden uns persönlich, sobald ein Platz frei ist.

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